Как управлението на времето помага да се управлява времето

Високият ритъм на живот и постоянната липса на време причиняват стрес и дори депресия. За да научите стотици хиляди хора да следват ежедневието и да спазват своите планове, през 70-те години. е измислено управление на времето.

Какво е управление на времето?

Управлението на времето е набор от правила, които ви помагат да разпределите и планирате време. Основната му цел е повишаване на производителността. Когато знаете как правилно да управлявате времето, можете да правите много, да работите по-ефективно и домакинските задължения по-бързо.
Отначало управлението на времето беше необходимо само на работа. Но тогава стана ясно, че всяка лична цел е и проект, който се развива на същите принципи. Затова сега има управление на времето за семейство, жени и дори деца.

Техники и методи за управление на времето

1. „Матрицата на Айзенхауер“

Дуайт Д. Айзенхауер е 34-ият президент на САЩ, който каза: „Имам два проблема: спешен и важен. Спешното не е важно, но важно е спешно “.

Неговата матрица сортира нещата по вторични и основни. Методът е подходящ за онези, които могат да разделят задачите в тези четири групи:

• Спешно и важно – те трябва да бъдат направени незабавно.

• Важно, но не спешно – решете кога ще направите това и определете точната дата.

• Спешно, но не важно – делегирайте ги.

• Не е спешно и не е важно – оставете го за по-късно.

2. Методът на доматите

Методът е кръстен на таймера на кухнята, който е направен под формата на домат. Той има няколко принципа, които помагат за ефективното изпълнение на плана му:

• Задайте задачата да се свърши.

• Задайте таймера на 25 минути.

• Работете и не се разсейвайте.

• След всеки 25 минути направете почивка от 5 минути.

• След всеки четвърти „домат“ почивайте за 15-30 минути.

• Работете в този режим, докато задачата е завършена. Ако имате мисли за други неща, които ви разсейват, запишете ги, за да се върнете към това по-късно..

3. Пирамида на Франклин

Система за планиране на цели от различни размери (от глобални до ежедневни). В основата на пирамидата са основните житейски ценности. Следва глобалната цел. Ако богатството е вашата основна ценност, тогава глобалната цел ще бъде да направите бизнес-империя.

За да постигнете това, се нуждаете от генерален план – третата стъпка на пирамидата. След това идва дългосрочен план за 3-5 години. Следва краткосрочен за 1-12 месеца. В края на пирамидата план за деня и седмицата.

4. „ABVGD“

Метод за задаване на приоритетна задача:

• A – важни и неотложни въпроси, които трябва да бъдат направени.

• Б – неща, които могат да бъдат отложени, но също така трябва да бъдат направени.

• В – дребни задачи, които не можете да вършите.

• G – какво трябва да бъде делегирано на друг.

• D – задачи, които са премахнати от списъка.

5. Техника за управление на времето „Време“

Вид управление на времето, където трябва да запишете всички действия и да запишете времето, прекарано в тях. Времето ще покаже колко седите в социалните мрежи, говорите по телефона, работите, разговаряте с приятели или четете.

Техниката помага да се идентифицират „временни пропуски“, за които дори не сте били наясно. Провеждайте такъв експеримент за 2-3 дни. Това ще бъде достатъчно, за да получите общата картина..

6. Методът на яде жабата

„Яденето на жаба“ означава да вършите малка, но неприятна задача, която постоянно отлагате. Например обаждане до далечен роднина, разговор с ръководството, почистване на апартамента. Такива малки неща постепенно се натрупват, карат ни да отлагаме, отвличайки вниманието от големите задачи.

Същността на метода е да се справим с тях на първо място, „яж жаба“ бързо. Вземете два часа седмично или решете по един всяка сутрин.

7. „Намерено време

Техниката за изпълнение на малки задачи при първа възможност. Изберете предварително 5-10 малки случая, за които нямате достатъчно време, и бъдете готови да ги направите, когато се появи свободен „прозорец“.

8. Методът на „швейцарско сирене“

Решението на делата в произволен ред. Когато се сблъскате с трудна задача, е по-лесно да започнете с малки стъпки, които изглеждат по-лесни. Например, ако пишете презентация, започнете със снимки или заглавия и след това работете върху текста. Вие хапвате много малки дупки в едно голямо парче сирене.

9. Парето закон

Парето е италиански икономист, който отбеляза, че 20% от най-жизнеспособните грахови шушулки дават 80% от реколтата в градината му. Въз основа на това той формулира закона – „20% от усилията дават 80% от резултата, а останалите 80% усилия – само 20% от резултата“.

По-късно това започна да се потвърждава и в други области на живота. Бизнесмените казват, че получават 80% от печалбата само от 20% от клиентите.

Принцип на Парето призовава за намиране на „централен възел“, върху което да се концентрираме. Разбирането на вашите „възли“ е по-лесно да отделите време за основното и да работите по-малко върху второстепенното.

10. „Формулата 10-3-2-1-0“

Производителността зависи от нивото на настроение и благополучие. Метод 10-3-2-1-0 помага да се подготвите за леглото и да сте нащрек за следващия ден. Тук постепенно се отказвате от разсейването.

• Откажете се от кафе 10 часа преди лягане.

• 3 часа от храна и алкохол.

• 2 часа от работа.

• Изключете всички джаджи за 1 час.

• 0 – броят натискания на бутона за „отлагане“ върху алармата.

Правила за управление на времето

1. Направете списъци със задачи

Основата на управлението на времето е планирането на всички големи и малки задачи. Поправете всичко, което имате предвид за ден / седмица / месец, за да не давате приоритет на ума си. Можете да направите това на хартия или Excel, но по-удобно – в мобилни приложения.

За да вършите нещата по-бързо, посочете пред всяко време, необходимо за прилагането му. Но не забравяйте, че да планирате не означава да планирате всичко за минути и стрес, когато реалността не съвпада с плана..

2. Поставете ясни цели

Правилната настройка на целта ще ви помогне да определите точния вектор. В работата е по-добре да се съсредоточите върху ключови показатели за ефективност, за да не давате неясни планове за седмица, тримесечие или година. Правилната цел е да увеличите трафика на уебсайта с 20% за три месеца.

Личните цели също трябва да бъдат измерими и постижими, например да се натрупат 200 хиляди за ваканция за шест месеца. Затова се откажете от задачи като „подобряване“ или „заобикаляне на конкурентите“.

3. Попълнете целите на етапи

Многозадачността е основният враг на управлението на времето. Не се опитвайте да правите всичко наведнъж. По-важно е да разберете коя задача е с приоритет и кога можете да я изпълните по-бързо..

Правете всичко последователно, разбивайте големи цели на малки стъпки, за да успеете да се концентрирате и плавно превключвате. Работете редовно и последователно. Ако си поставите цел да научите английски, тогава стъпката ще бъде да запомняте 30 нови думи всеки ден.

Изключение е управлението на времето за родители, когато някои неща могат да се правят в комуникация с деца (например почистване и в същото време разказване на приказки).

4. По-малко разсеяни.

Едно от основните умения за управление на времето е концентрация. Отделете конкретно време за продуктивна работа. Помолете колегите или семейството си да „забравят“ за вас за този период. Изключете известията на телефона си в чатове, които не са важни за работата.

Разрешете ограничено време за разговори и превъртане онлайн. Например 40 минути сутрин за четене на новините, 30 минути следобед за комуникация с близки, един час и половина до два часа за интересно съдържание, за разтоварване на мисли.

За експеримента направете няколко „разтоварващи“ дни, когато изобщо няма да влезете в социалните мрежи.

Регистрирайте се за Rescuetime.com. Този софтуер показва кои сайтове „поглъщат“ вашето време повече от другите..

Ако попаднете на интересна статия, инсталирайте разширението Getpocket. Ще спестите интересен текст или видео, които можете да гледате след работа.

5. Организирайте рутинни дела

Ефективността зависи от това какво ви заобикаля. Затова направете пространството си удобно и оптимизирайте рутината си. Напишете си текстови шаблони за въпроси от същия тип от клиенти и съхранявайте договорите в отделна папка на вашия работен плот, за да проверите бързо информацията.

Архивирайте работата си и я дръжте в облака. Дублирайте други документи онлайн, за да ги видите по всяко време..

6. Делегат

За бързо изпълнение на задачата, която ви е била назначена по време на работа, делегирайте нейните „връзки“ на други. Чувствайте се свободни да споделяте отговорности с колеги, ако работите по общ проект, и не се убивайте денонощно поради перфекционизъм.

Същият артикул работи добре за майките, които не искат да искат помощ от своите партньори или се страхуват да поверят детето си на тях..

7. Научете се да казвате „не“

Управлението на работното време не търпи всякакви „вампири“ – неща, които душата не лъже. Когато нещо ви се струва непрактично, не се страхувайте да отказвате хората с техните проекти, предложения и дори искания. За да останете учтиви, използвайте фразите:

• „Вашето предложение звучи интересно, но имам много да направя.“ С тази фраза вие изразявате интерес, пояснете, че предложението е добро, но не можете да участвате в него. Малко вероятно е да е подходящ за роднини, но за непознати хора ще работи добре.

• „В интерес на истината, аз не знам много за това, опитайте се да попитате Назар. Той е професионалист тук. “ Ако наистина имате малък опит в конкретен въпрос, препоръчайте друг човек. Така се освобождавате от ненужни задачи и помагате при заявката.

• „Не мога да направя това, но ще ти помогна с това …“ Фраза, която ви позволява да се измъкнете от маниите и да изберете за себе си какво сте готови да направите.

8. Водете дневници

Необходимо е да се фиксират не само бъдещи неща, но и мисли, както и задачи, които не са били включени в плановете.

По-лесно е да разберете къде да прекарате свободното си време и да не забравяте важното. В дневника се запитайте: какво трябва да се направи? какво може да пречи? как да определим дали денят е бил успешен?

За бележки са подходящи обикновените „бележки“ в смартфон – това е много по-бързо, отколкото да пишете на ръка в хартиен дневник.

9. Следвайте „биоритмите“

Живейте в хармония с тялото си. Изпълнявайте предизвикателни задачи, когато мозъкът е най-продуктивен (дори ако пиковата ефективност пада в една сутрин).

Използвайте специални мобилни приложения, което може да ви събуди, да определите най-доброто време за сън и да го анализирате.

10. Хвалете се

За да запазите мотивацията, насърчавайте се. Упражненията за управление на времето са безсилни, ако ги правите през зъбите си, като се лишавате от положителни емоции.

Изберете нещо или услуга, които ще доставят удоволствие, когато плановете са изпълнени: от шоколад до пътуване през уикенда. Запишете успехи в бележките, запишете постижения и направете равносметка за деня / седмицата / месеца.

Това е особено важно в рамките на управлението на времето за жени, които в ежедневието забравят, че грижата за себе си също е част от приноса за семейството..

Подобни статии

• Екстремно управление на времето – Николай Мрочковски, Алексей Толкачев

  Между редовни проверки в Instagram, домакински задължения и семейни задължения е трудно да се накарате да постигнете по-добре задачите си. Изглежда че…

• 6 житейски хака, които ще спомогнат за повишаване на ефективността

  Съвременните хора често работят извънредно, за да постигнат целите си. Самата работа им отнема личното време и енергия и изпълнява задачата навреме…

• Поставете отметка

  Приложения за управление на времето Управлението на времето е сложно, но задължително умение за успешен човек. Невъзможно е да се имат предвид всички идеи,…