Как да контролираме отдалечените служители

Контролът на служителите е едно от най-скучните неща в света. И ако те също са отдалечени, това е допълнително „главоболие“. Нито ръководството се радва на процеса („би било много по-лесно, ако всички работеха в офиса на разстояние”), нито самите служители, които съставят отчети за времето, прекарано „полезно”.

Така беше в значителна маса от компании преди няколко години, но днес процеси, които не носят нито полза, нито удоволствие, умират. Обемът на изпълнените задачи, тяхната ефективност и спазването на сроковете излязоха на преден план.

В същото време броят на отдалечените задачи по света непрекъснато расте. Възможно ли е ефективно да се контролира отдалечените служители и така процесът да не предизвика дразнене нито на мениджърите, нито на специалистите? Дадох отговор на този въпрос и определи няколко основни стъпки по този път – Дмитрий Костомаров, предприемач и бизнес ангел.

1. Изберете подходящия персонал

Какво се разбира тук? Частта от персонала, която работи отдалечено за вас, трябва да е способна на такива дейности. Управлението на служителите, ориентирани към ценностите на индустриалната ера, е практически невъзможно без физическото участие и присъствието на шефа. Вашият контингент в този случай са хора с висока способност да се самоорганизират, да се самомотивират, да могат да работят ефективно (според задачите) и в съответствие със сроковете, независимо от външните обстоятелства.

2. Взаимодействайте и контролирайте

Ако намерите хора, подходящи за работа от разстояние, възниква въпросът как ефективно да си поставяте задачи, да видите как те се изпълняват и като цяло да контролирате отдалечените служители. Има различни системи за това..

Например, помислете за работата на търговски представител на която и да е територия. Това е една от професиите, които в индустриалната ера изискват голяма доза независимост и инициативност. Поставянето на стратегически цели, представянето на KPI исторически се състоя в рамките на инструктажи. Обявления бяха направени на срещи на екипи и резултатите бяха обобщени при тях. Сега всичко е опаковано в лични мобилни устройства, с кратки интерактивни бележки с тест за разбиране. Това е нов клас софтуер: система за управление на работната сила, първият представител на която в Русия е обект на моите инвестиции – Equio.
Автоматизирането на търговските представители започна много отдавна и породи клас системи, наречени SFA (Sales Force Automation, Sales Automation). Тези решения ви позволяват да събирате поръчки, да генерирате документи. SFA системите отдавна са придобили автоматичен геолокационен контрол, те са в състояние да проследяват маршрути, продължителност на посещенията, да събират и обработват информация за поръчки, да планират пратки, да издават фактури и да контролират плащанията.

3. Планирайте заедно

Дистанционният контрол на служителите не е без планиране. Екипните срещи вече не са необходими, когато има системи, които използват възможностите на мобилните устройства за възлагане и настройване на задачи, мотивиране на служителите. Решенията от клас CRM (Управление на взаимоотношенията с клиенти, Управление на взаимоотношения с клиенти) улесняват планирането на работата с клиентите.

И малкото функции на личното лидерство и планиране се реализират в съвместни системи за поставяне на задачи, като ToDoIst и неговите аналози. Поради достатъчен брой удобни функционални решения, както търговските представители, така и работниците от други области имат възможност да действат като независими „бойни единици“, които не са обвързани с офиса.

4. Изградете екипи според принципа на проектанта

В сферата на дизайна все още е по-интересно. Днес не е нужно да имате надут персонал от специалисти, някои от които работят с пълна сила само от време на време. Можете да наемете споделени служители за проекти и да сглобите екипи на базата на конструктора.

Софтуерът Trello и MeisterTask например ви позволява да управлявате не само собствения си персонал, но и да събирате екипи от специалисти от различни компании. За това MeisterTask използва канбан (система за организиране на производство и доставка, която ви позволява да внедрите принципа „точно навреме“) табло, където листове със задачи „висят“, при щракване се отваря вътрешна информация за проекта, контакти, емисия новини, чат, всички необходими документи се съхраняват , В такива системи важна информация не се губи, не е необходимо да търсите букви по задачата и да водите отделни записи за проекта.

5. Взаимодействайте ефикасно

SCRUM дойде на помощ на обикновения бизнес. Той се основава на принципа на непрекъснато движение към общ резултат чрез задължителното постигане на краткосрочни задачи, от решаването на които е съставено всичко останало. SCRUM предполага задължителни кратки инструктажи за задаване на задачи, кратки разяснения и отказ от „разбор“, ако това не се случи, като се съсредоточи върху това как да се оправи ситуацията, а не върху това кой е виновен. Положителната философия на SCRUM, комбинирана с технологичните решения, които разгледахме по-горе, увеличава производителността поне един и половина пъти и ви позволява гъвкаво да реагирате на ситуацията, да действате според обстоятелствата.

6. Променете подхода

Но основният въпрос, пред който е изправен всеки бизнес, решил активно да използва отдалечени форми на взаимодействие, да намали натоварването на офисите, да стане по-мобилен и гъвкав, не се крие в ИТ равнината. Основното е да разберете как да управлявате промените в главите, не само на обикновените служители, но и на мениджърите. Персоналът, особено мобилен и / или отдалечен, трябва да получи по-голяма свобода, заедно с по-голяма отговорност. И работи, фокусирайки се върху резултата. Това е един от най-важните моменти, който ще ви позволи да приложите правилния контрол на отдалечените служители и нормалната работа с тях..

Интересен факт: ръководството на руското представителство на голям доставчик на далекосъобщения, научило, че служителите в офиса, които са длъжни да прекарват строго регламентирано количество време на работните си стени, прекарват часове в социалните мрежи, са блокирали достъпа до най-популярните платформи. Какво стана след това? Точно така, приблизително по същото време започна да се харчи за множество кафе-паузи, почивки, пътувания до салона за нокти и стайлинг (салон за красота работеше в бизнес центъра). Но почти никой от служителите не закъсня с началото на работния ден. Разбираемо е – дори за петминутно закъснение беше предвидена глоба в долари. В същото време, ако ръководството оцени ефективността само по задачи, а не по времето, прекарано „навътре и навън“ в офиса, би било много по-интересно служителите да работят.

Ако преодолеете основната пречка, останалите ще работят. За да разберете, че работата не е трафик, а резултатът, визуализирайте за себе си всяко ваше действие в процеса и неговата стойност. Едно време това просто упражнение ми помогна да разбера, че 80% от трафика ми е безсмислено взаимодействие с други хора..

Подобни записи:

1. Бизнес съвети от най-добрите предприемачи в света

Подобни статии

• Как и къде да намерите отдалечени служители – Съвети и трикове

  Много видове бизнес днес „влязоха в интернет“ и не се нуждаят от поддръжката на офиса и персонала. Практиката показва, че дистанционните специалисти -…

• Как да накараме един служител да работи по-добре и по-ефективно

  Може да има много причини за демотивиране на служителя и намаляване на желанието му да действа в процеса на работа. Най-важното тук навреме…

• Подробни инструкции за намиране на отдалечена работа

  Разказваме всичко за отдалечената работа: недостатъци, предимства, кой да намери работа и къде да търси оферти.Когато Интернет свързва градове и държави,…